TITRE I : PRINCIPES GENERAUX CHAPITRE I : LES ATTRIBUTIONS DU DEPARTEMENT DES ARCHIVES NATIONALES
Article 1 : Le présent Décret a pour objet de fixer l’organisation des activités archivistiques au niveau national et du département des Archives nationales conformément aux dispositions de la loi n°173/AN/22/8eL du 02 Janvier 2023 portant création de l’Agence Nationale pour la Promotion de la Culture, de la loi n°132/AN/ll/6ème L du 19 novembre 2011 relative aux archives et du Décret n°2023-142/PR/MJC du 05 juin 2023 portant organisation et fonctionnement de F Agence Nationale pour la Promotion de la Culture.
Article 2 : Les missions du Département des Archives Nationales
Le département des Archives Nationales a pour missions de :
– Concevoir, animer, orienter et évaluer l’action de l’Etat en matière d’archives publiques à des fins administratives, civiques, scientifiques et culturelles.
– Collecter, trier, classer, inventorier, conserver et communiquer les documents provenant des services, établissements et organismes publics et tout autre document qui leur sont attribués où remis à titre onéreux, gratuit, temporaire ou définitif.
– Veiller également à la sauvegarde des archives privées présentant un intérêt public du point de vue de l’histoire.
Article 3 : Conformément à l’article 20 du Décret n°2023-142/PR/MJC, le département des Archives Nationales est composé de deux sections :
Section 1 : Animation (réseau institutionnel, coordination interministérielle, normalisation et régional)
Section 2 : Technique (réception, traitement des documents, conservation, restauration et reproduction des documents).
CHAPITRE 2 : LE FONCTIONNEMENT
DU DEPARTEMENT DES ARCHIVES NATIONALES
Article 4 : Les Archives nationales sont constituées par l’ensemble des dépôts publics des archives gérés par le Département des Archives Nationales en quelque lieu que ces dépôts soient établis. Elles sont placées sous l’administration directe du Département des Archives nationales.
Elles conservent :
a. La Constitution.
b. Le recueil original des lois, décrets et autres textes législatifs.
c. Les sources documentaires du pouvoir législatif.
d. Les sources documentaires des juridictions.
e. Les sources documentaires des Administrations centrales de l’Etat, civiles et militaires.
f. Les sources documentaires produites par les administrations et autorités coloniales
g. Les sources documentaires des personnalités ayant joué un rôle important dans la vie de la Nation.
h. Les sources documentaires déposées :
i. par des services publics autres que d’Etat exerçant leurs activités sur le territoire de la Nation,
ii. par des organismes privés et par des particuliers exerçant leurs activités sur le territoire national.
i. Les sources documentaires ou leurs reproductions acquises soit à la faveur de missions d’archives et de recherches effectuées à l’étranger, soit par suite d’achats, de dons, de legs ou en vertu d’échanges avec les instituts culturels du pays ou de l’étranger.
j. Les archives des tribunaux locaux.
k. Les archives des administrations locales.
l. Les publications officielles éditées par les services centraux des organes législatifs, judiciaires et administratifs de l’Etat.
CHAPITRE 3 : DES ARCHIVES REGIONALES
Article 5 :Les Archives régionales sont constituées par l’ensemble des dépôts publics régionaux d’archives. Elles sont placées sous la section d’animation de P article 3 du présent Décret.
Le Bureau des Archives régionales a son siège au chef – lieu de région.
Il gère :
– les documents reçus ou élaborés par les services et organismes déconcentrés de l’Etat fonctionnant ou ayant fonctionné sur le territoire de la région ;
– les documents publics provenant des officiers publics et ministériels exerçant ou ayant exercé leurs activités sur le territoire de la région ;
– les documents qui lui sont donnés, légués, vendus ou confiés en dépôt ;
– les documents provenant des services et établissements, des départements et des arrondissements de la région ;
– d’une façon générale, tous les documents qu’un texte de loi lui attribue.
Le Bureau des Archives régionales contrôle les archives des collectivités locales, des établissements publics, des sociétés nationales, des sociétés à participation publique soumises au contrôle de l’Etat, des organismes privés chargés de la gestion d’un service public ou investis d’une mission de service public et des officiers publics et ministériels.

Article 6 : Le Bureau des archives régionales assure le rôle des points focaux dans la région.
TITRE II : ACCES AUX DOCUMENTS D’ARCHIVES CHAPITRE 1 : DE L’ACCES AUX DOCUMENTS D’ARCHIVES
Article 7 : L’accès aux documents d’archives est libre et gratuit.
Pour certaines demandes qui nécessitent un temps de recherche ou de connexion, il est perçu des frais dont les taux sont fixés par un décret pris sur proposition conjointe de la ministre en charge de la culture et du Budget.
Article 8 : Sont communicables au public lorsqu’ils ont atteint 30 ans d’âge les documents non soumis à des délais spéciaux versés dans les dépôts publics d’archives.
Les documents de moins de 30 ans d’âge versés dans les dépôts publics d’archives ne sont communicables que sur autorisation du chef de département des Archives Nationales qui statue sur toute demande qui lui en est faite en accord avec l’administration, le service, l’établissement ou l’organisme versant.
Toutefois, les documents dont la communication était libre avant leur versement aux Archives publiques continueront d’être communiqués sans restriction.
Article 9 : La communication se fait sur place ou à distance.
La communication sur place est physique ; elle se fait sous forme d’originaux ou de copies si l’état physique des documents le permet.
La communication à distance se fait uniquement sous forme de copies ; ces copies sont toujours faites aux frais du demandeur.
– Un décret pris sur proposition conjointe de la ministre en charge de la culture et du Budget qui détermine une grille tarifaire pour ce genre de communication.
Article 10 : Les documents pouvant porter atteinte à la sûreté de l’Etat, à la vie privée des individus ou à la protection de la nature sont communiqués selon des délais définis ultérieurement par voie réglementaire.
Article 11 : Le département des Archives Nationales est le seul organisme public habilité à délivrer des copies certifiées conformes aux originales, des reproductions des documents confiés à leur garde.
TITRE III : DES RELATIONS ENTRE LES ARCHIVES ET L’ADMINISTRATION
Article 12 : Les ministères, services, établissements et organismes sont responsables des archives courantes et intermédiaires qu’ils ont produites ou reçues. Le département des Archives Nationales en assure le contrôle et veille à leur versement judicieux dans les dépôts publics d’archives.
– le Département des Archives Nationales a un droit de regard, de conseil et de contrôle sur l’ensemble des activités de gestion des archives courantes et intermédiaires des administrations publiques.
– Les ministères, services, établissements et organismes publics sont responsables de leurs archives courantes et intermédiaires ainsi que de leur tri. Sous le contrôle du département des Archives Nationales, ils veillent à assurer un versement approprié de ces archives vers les dépôts publics des archives.
Article 13 : Sont considérées comme archives courantes, les documents qui sont jugés nécessaires à l’exercice quotidien des activités des ministères, services, établissements et organismes qui les ont produits ou reçus.
Article 14 : Sont considérées comme archives intermédiaires, les documents qui sont d’utilisation épisodique dans l’exercice des activités des ministères, services, établissements et organismes qui les ont produits ou reçus. Sont ainsi visés les documents qui :
– ont cessé d’être considérés comme archives courantes telles que définies à l’article 14 du présent décret ;
– n’ont pas encore atteint l’âge d’être librement communiqués au public conformément aux dispositions de l’article 8 du présent décret ;
– ne peuvent être éliminés en vertu des tableaux de gestion définis à l’article 16 du présent décret.
Article 15 : Le département des Archives Nationales établit en liaison avec chaque ministère, service, établissement ou organisme public des tableaux de gestion des documents archives (calendrier de conservation) qui précisent pour chaque catégorie de documents :
– la durée d’utilisation comme archives courantes ;
– la durée d’utilisation comme archives intermédiaires ;
– le sort à l’expiration de la durée d’utilisation, en proposant :
* soit l’élimination immédiate ou à terme, partielle ou intégrale des documents ;
* soit leur versement au département des archives nationales.
Ces tableaux de gestion sont périodiquement tenus à jour. Un glossaire sur la terminologie archivistique est annexé au présent décret pour faciliter la compréhension des termes techniques.
Article 16 : Toute élimination d’archives publiques au sein des ministères, services, établissements et organismes publics doit être précéder du visa du département des Archives Nationales.
Un bordereau d’élimination est établi à cet effet comportant les informations suivantes :
– la provenance des documents (Institution, Ministère, Direction, Service, etc.) ;
– la description des documents proposés à l’élimination ;
– l’état physique, le nombre ;
– le support ;
– les dates extrêmes ;
– la Co-signature et la datation par le service demandeur et celui du département des Archives Nationales.
Bordereau d’élimination du visa est établi par les soins du département des Archives Nationales en double exemplaire.
Bordereau d’élimination est remis au service demandeur et la copie est conservée par le département des Archives Nationales. En tout état de cause, aucune destruction de documents d’archives ne peut se faire sans ce visa sauf dispositions contraires.
Article 17 : Les modalités de versement au département des Archives Nationales sont fixées par l’art. 23.
Article 18 : Les archivistes de chaque administration publique ainsi que ceux des archives nationales se conforment au plan de classement, annexé au présent décret, et veillent au respect de ce dernier.
Dans le cadre de la gestion des archives publiques, il est nécessaire de procéder à l’inventaire, au tri, à l’élimination, à la classification, à la numérisation, à la conservation, à l’exploitation, à la valorisation et au versement des archives publiques aux Archives Nationales.
Article 19 : Toute opération de versement des archives publiques aux Archives Nationales doit obligatoirement être accompagnée d’un bordereau de versement.
Le bordereau de versement doit comporter les mentions suivantes :

– les coordonnées, Noms ou adresse du service versants ;
– Le nom du service de producteur,
– Le nom du responsable du service producteur (fonction de l’intéressé, téléphone et email),
– La nature des documents, nombres de pages, dates extrêmes et observations,
– La signature et la datation du service producteur et du département des Archives Nationales.
Chaque bordereau est établi en trois exemplaires. Deux exemplaires dont l’original, sont conservés par le dépôt d’archives
destinataire, le troisième, revêtu du visa de prise en charge est remis à l’organisme versant.
Article 20 : Le plan de normes de classification suit la méthode de classification de quatre chiffres 0000. Ce système doit subdiviser les catégories principales en sous-catégories plus spécifiques, ce qui facilite la recherche et le classement des documents selon la nature des fonctions et des activités de l’administration, de l’organisme ou de l’établissement concerné.
Article 21 : Le système de classification est structuré comme suit :
– 1er chiffre Catégorie principale,
– 2ème chiffre Sous-catégorie
– 3ème chiffre Sous-sous-catégorie,
– 4ème chiffre : Numéro séquentiel du document.
Article 22 : Le département des archives nationales est tenu de procéder au classement et à l’inventaire des archives définitives et d’établir des instruments de recherche permettant de faciliter l’accès des utilisateurs desdites archives ; ils assurent la conservation et la préservation des fonds d’archives.
Article 23 : L’opération de versement des archives définitives au département des Archives Nationales est effectuée selon les procédures suivantes :
– La préparation des archives définitives devant faire l’objet de versement, notamment par :
* Le classement de ces archives selon le plan de classification visé à l’article 21 ci-dessus ;
* Leur mise dans des boites appropriées et conformes aux normes fixées par le département des Archives Nationales ;
* Mettre à l’intérieur de chaque boîte une fiche sommaire décrivant son contenu ; o Inscription sur chaque boite d’archives les renseignements suivants :
.Le nom de la partie concernée,
. Un intitulé succinct des archives contenues dans la boite ;
. La date de la pièce la plus ancienne et celle de la pièce la plus récente dans la boite ;
. La cote de la boite ;
* Effectuer le versement des archives à la date convenue ;
* L’entité émettrice conserve un exemplaire du bordereau de versement et envoie l’autre au département des Archives Nationales ;
Article 24 : En cas de catastrophe ou d’évènements particuliers mettant en danger les documents d’archives conservés dans les administrations, organismes ou établissements visés à l’article 2 du présent décret, la partie concernée doit immédiatement aviser le département des Archives Nationales afin de prendre toutes les mesures nécessaires à la sauvegarde des archives menacées, et ce, conformément au plan d’urgence préétabli par le département des Archives Nationales en coordination avec les autorités concernées.
TITRE IV : DES ARCHIVES PRIVEES
Article 25 : Les archives privées définies à l’article 3 de Loi n°132/AN/ll/6ème L du 19 novembre 2011 relative aux archives, peuvent être données, léguées ou vendues par leurs propriétaires à l’Etat ou aux collectivités locales. Elles peuvent également être confiées en dépôt par leurs propriétaires au département des Archives Nationales. Elles restent alors la propriété du déposant et leur communication ne peut se faire que selon les clauses d’un contrat de dépôt dûment établi.
Article 26 : La sortie du territoire national de toutes archives privées doit être soumise à l’autorisation préalable d’une commission nationale établie ultérieurement par arrêté pris en conseil de ministres sur proposition du ministre en charge de la Culture.
Lorsque l’autorisation de sortie est accordée, le département des Archives Nationales enregistre une copie des dites archives.
Article 27 : Toute vente d’archives privées est soumise, au préalable, au contrôle du chef du département des Archives Nationales qui décide, sur avis du Directeur Général de l’Agence Nationale pour la Promotion de la Culture, de l’opportunité de l’achat par l’Etat si ces archives sont jugées utiles.
Article 28 : Tout propriétaire d’archives classées qui projette de les aliéner autrement qu’en vente publique doit notifier par écrit son intention au département des Archives Nationales par lettre recommandée, au moins quinze jours avant l’aliénation projetée. La notification doit mentionner le nom et le domicile de l’acquéreur, ainsi que toutes indications sur le lieu où les archives seront conservées après l’aliénation.
TITRE V : DISPOSITIONS FINALES
Article 29 : La méconnaissance des dispositions du présent décret entraine l’application des sanctions pénales prévues par la loi n°132 sans préjudice des sanctions disciplinaires.
Article 30 : Le présent décret qui prend effet à compter de la date de sa signature et sera enregistré et publié au Journal officiel de la République de Djibouti.
Fait à Djibouti, le 30 septembre 2024.