Article 1er : Est créé un Comité National dans le cadre de l’organisation et de la réalisation de l’ensemble des activités liées aux réunions des experts et des Ministres des Infrastructures des pays du COMESA, qui aura lieu à Djibouti du 21 au 29 octobre 2009.

Article 2 : Le Comité National d’Organisation de la troisième réunion des Ministres des infrastructures des pays du COMESA est chargé de l’organisation, de l’accueil, de l’hébergement, de la gestion des salles des cérémonies, du protocole, du transport, de la sécurité, de l’accueil et de la communication. Il est placé sous l’Autorité du Ministre du Commerce et de l’Industrie.

Article 3 : Le Comité National d’Organisation est placé sous l’autorité du Ministre du Commerce et de l’Industrie, la Vice présidence est assuré par le Ministre de l’Equipement et des Transports.

TITRE I
LES ORGANES

Article 4 : Les organes dudit comité sont :
a- le comité Ad Hoc
b- les sous comités techniques
– Secrétariat du Comité Ad Hoc ;
– Accueil, réservation, hébergement et protocole ;
– Transports, logistiques et santé ;
– Sécurité ;
– Réunions et conférences ;
– Finances ;
– Communication et Information.

Article 5 : Le président du comité national de l’Organisation de la troisième réunion des Ministres des Infrastructures des pays du COMESA est responsable de tous les travaux de préparation, de la coordination et de la supervision des activités des sous comités.

TITRE II
LES MISSIONS DES ORGANES ET DES SOUS COMITES

Article 6 : Les missions des organes sont définies comme suit :

– Le Comité AD HOC
Il est chargé généralement d’assurer l’organisation, la coordination et la réalisation de l’ensemble des activités liées à l’organisation des réunions des Ministres des pays du COMESA et des événements connexes :
– proposer et arrêter le projet de budget d’organisation ;
– approuver l’organisation technique des réunions des sous comités et des Ministres.
– adopter le planning des travaux des différents sous-comités ;
– gérer, assurer et coordonner les travaux des sous comités, conformément au planning retenu ;
– assurer le suivi et la coordination de l’ensemble des travaux d’organisation et de réalisation des réunions et des conférences et des événements liés au programme de la réunion des Ministres ; – assurer la disponibilité financière et les moyens ;
– rationaliser la gestion et l’utilisation des moyens financiers mis à sa disposition pour cette occasion ;
– assurer les moyens de transport, de bureautique, de communication, de rafraîchissement et de restauration à tous les sous-comités ;
– tenir des réunions nécessaires ;
– rendre compte au Chef de l’État et au Conseil des Ministres de l’évolution des travaux.

Article 7 : Les missions des sous-comités sont définies comme suit :
1. Le sous-comité Accueil, Réservation, Hébergement et Protocole

Le sous comité est chargé : d’organiser et d’assurer tous les moyens permettant de faciliter l’accueil à l’arrivée, l’hébergement, le protocole et les modalités de retour des diverses délégations, quels que soient leurs niveaux.

– élaborer les programmes des arrivées et des départs et les actualiser constamment ;
– élaborer les programmes et planning d’hébergement de tous les délégués ;
– tenir informés les "sous-comités réunion et conférences" et "Transport, Logistique et Santé" des mouvements d’arrivées et de départs des délégations ;
– assurer l’accueil de toutes les délégations quels que soient leurs niveaux, à leurs arrivées sur le territoire national à l’aéroport ou à la frontière et les acheminer rapidement vers leurs lieux d’hébergement ;
– assurer les réservations fermes des hôtels pour les délégués, en collaboration avec le sous-comité du Protocole ;
– faciliter les arrangements notamment de visas nécessaires et effectuer toutes les formalités douanières et aéroportuaires ;
– veiller, en collaboration avec la commission santé, à la disponibilité et à la proximité des services médicaux requis pour les hôtels ;
– récupérer les bagages des délégués et les transporter aux différents points d’hébergement ;
– remettre les dépliants portant les informations nécessaires sur le pays et le déroulement de la conférence aux membres des délégations à leurs arrivées ;
– prendre toutes les dispositions pour assurer la présence, sur les lieux de la conférence, des services bancaires, touristiques et de télécommunications ;
– établir les réservations des départs ;
– organiser et assurer le retour des délégations aux différents points de sortie du territoire national ;
– assurer une bonne circulation de l’information entre les membres du comité national et les autres sous-comités ;
– rendre compte au Président du Comité Ad Hoc ;
– accomplir toute autre tâche qui lui sera assignée ;
– mettre en place :
* des bannières à l’Aéroport, à l’entrée des lieux d’hébergement, de réunions et de conférence ;
* des drapeaux des États sur les tables des réunions et des conférences ;
* des Fanions sur les voitures des Chefs de délégation ;
* coordonner et organiser les mouvements et déplacements des cortèges.

II. Sous-comité Transport, Logistique et Santé

Chargé de l’organisation du transport, de la logistique, le sous-comité a pour missions de :
– proposer le projet de budget ;
– établir les listes des véhicules de l’administration et des établissements et sociétés publiques, les réquisitionner et les placer sur un même parking ;
– entreprendre les vérifications nécessaires et les certifications de leurs états ;
– établir le plan d’utilisation et d’affectation ;
– installer en collaboration avec les commissions de Sécurité et du Protocole les différentes catégories des Stickers de reconnaissance et les noms des délégations ou des pays auxquels les véhicules seront affectés ;

– prévoir un service de ramassage des personnels d’appui aux divers services d’appui aux travaux des réunions, conférence, d’assistance technique et d’information des délégués ;
– établir la liste des chauffeurs et gérer le planning de leurs affectations et de contrôle de travail ;
– élaborer les programmes et arrêter les plannings de ventilation des équipes des urgences médicales ;
– prendre toutes les dispositions nécessaires pour assurer la présence des équipes de permanence dans les hôtels et les centres de réunions et de conférences, à l’aéroport, sur les lieux de réception, de visites, de spectacles et d’exposition ;
– organiser et assurer l’approvisionnement en carburant ;
– mettre en place et assurer le planning des navettes entre les hôtels et les centres de réunions et de conférences ;
– mettre à disposition des délégués les moyens de transport à l’occasion des visites des infrastructures, de l’exposition et des réceptions ;
– véhiculer les médecins et équipes d’urgence en cas de besoin important ;
– assister le secrétariat dans la location des moyens de transport pour les autres délégations et le personnel du secrétariat ;
– assurer la restitution sans délais des véhicules réquisitionnés à leurs propriétaires respectifs après vérification et certification de leurs états ;
– rendre compte directement au Secrétariat du Comité Ad Hoc ;
– accomplir toute autre tâche qui lui sera assignée ;
– veiller à l’opérationnalité du dispositif médical, des antennes de permanences sur les lieux d’hébergement et des conférences ainsi que celui assurant les interventions d’urgences ;
– mobiliser les médecins et les techniciens de santé et constituer les équipes de travail, Vérifier et équiper les ambulances de tous les moyens nécessaires ;
– Mettre à la disposition des équipes d’intervention les trousses des instruments et des médicaments de premières nécessités ;
– réserver les chambres et les plateaux médicaux (bloc opératoire, salle de réanimation et autres salles spécialisées) pour parer le plus efficacement possibles à toute situation si besoin est.

III. Sous-comité réunions et conférences

– Experts intervenants.

IV. Sous-comité secrétariat

Dans le cadre de la tenue des réunions, conférences conformément au planning arrêté par le SG du COMESA, il est chargé généralement d’appuyer le Secrétariat Général du COMESA pour le déroulement de tous les travaux de secrétariat, de reproduction et de diffusion des documents de travail, d’accueil et l’installation des délégués et pour cela il a pour missions de :
– assurer les réservations des bureaux nécessaires aux travaux du Secrétariat du COMESA et des salles de réunions et de conférences ;
– assurer, veiller et contrôler l’exécution des services d’entretien de ces locaux ;
– veiller au bon fonctionnement des équipements nécessaires à l’amplification de la voix et à la traduction simultanée dans tous les lieux des réunions et des conférences ;
– mettre à la disposition du SG du COMESA les hôtesses d’accueil, un personnel du Secrétariat, des distributeurs de documents et toute autre assistance nécessaire pour la duplication et la confection desdits documents ;
– prendre toutes les dispositions pour assurer la présence, sur les lieux de la conférence, des services de nettoyage des artères, médicaux, bancaires, touristiques et de télécommunications. Il prévoit également la disponibilité de magasins et d’agences de voyage au centre de conférence ;
– assurer une bonne circulation de l’information entre les membres du sous-comité et les autres sous-comités ;

– rédiger les PV et les transmettre au Comité Technique de Coordination ;
– accomplir toute autre tâche qui lui sera assignée.

V. Sous-comité Finance

Le sous-comité de finance est chargé de la gestion des fonds nécessaires au financement des dépenses, des préparatifs et du déroulement de la conférence.

Il a pour missions de :
– aider et coordonner la mise en place des projets de budgets préparatoires des différents sous-comités ;
– mettre en place :
* un projet de budget estimatif global, basé sur les conditions financières les plus favorables ;
* les modalités les plus efficaces de contrôle rapide de la régularité des engagements et de l’acquittement des dépenses engagées ;
* élaborer et soumettre à l’approbation du Comité Ad Hoc.

– Prendre les mesures nécessaires pour :
* faciliter la sortie des matériels nécessaires du Secrétaire Général du COMESA admis sur le territoire national en transit temporaire ;
* proposer des sièges de travail pour les sous-comités ;
* équiper, les lieux, bureaux chaises, tables et chaises de réunion ;
– installer l’eau, l’électricité, le fax, le téléphone et l’Internet ;
* rendre compte régulièrement au Comité Ad Hoc de l’exécution du budget ;
* assurer une bonne circulation de l’information entre les membres du sous-comité et les autres sous-comités ;
* rédiger les PV et les transmettre au Comité Ad Hoc ;
* accomplir toute autre tâche qui lui sera assignée.

VI. Sous-comité Sécurité

Outre la responsabilité d’assurer la sécurité des délégations, elle est chargée de prendre toutes les mesures de sécurité nécessaires au bon déroulement de la Réunion, notamment de :
– poposer le projet de budget ;
– créer et approuver les modèles de badges à réaliser sur support informatique à partir des formulaires d’inscription de tous les membres des délégations, y compris les VIP et tout autre document d’accréditation ;
– produire et délivrer les badges et les accréditations nécessaires aux membres des délégations et au personnel local d’appui aux différents services de proximité de sécurité, de l’hébergement, de la restauration, du transport et des appuis aux réunions, conférences et des réceptions ;
– gérer les mesures à prendre en matière de conception, d’élaboration, d’édition et de distribution des invitations, en étroite collaboration avec les responsables du Protocole et du Comité Conférences et Réunions ;
– prendre les mesures adéquates, en collaboration avec la direction des télécommunications, pour assurer une utilisation rationnelle des bandes des fréquences ;
– rendre compte directement au secrétariat du Comité Ad Hoc ;
– accomplir toute autre tâche qui lui sera assignée.

VII. Sous-comité Communication et information

Outre la réalisation d’une campagne médiatique mettant en exergue les différents aspects de la vie djiboutienne, les potentialités liées aux infrastructures d’intégration économique et les facilités apportées en matière d’investissement, le sous-comité Communication est chargé à cette occasion de mettre en place et de gérer tous les moyens humains et matériels du domaine de la communication pour assurer une large couverture médiatique avant et pendant la troisième Réunion des Ministres des infrastructures des pays du COMESA. A cette occasion les missions du sous-comité communication sont de :
– proposer un projet de budget ;
– élaborer un projet de communication qui associe largement les organes et journalistes de la presse internationale spécialisée pour la couverture du programme de la réunion ;
– promouvoir les potentialités, les infrastructures économiques ainsi que les facilités apportées aux investisseurs par la République de Djibouti ;
– élaborer, éditer et diffuser à l’intention des journalistes un dossier de presse sur les aspects de la vie dans les pays d’accueil et sur la réunion ;
– éditer et diffuser les dossiers de presse et les documents spécifiques et promotionnels (ouvrages écrits, assortis de photographies du pays, des dépliants, des affiches, des cartes postales électroniques, des spots télévisés) ;
– prendre les dispositions nécessaires pour l’élaboration et l’édition (avant le départ des grands invités), des albums photographiques informatiques qui seront remis en cadeaux aux délégations par le Président du Comité Ad Hoc ;
– assister la Commission "Accueil, Réservation et Hébergement" à l’arrivée à l’aéroport des journalistes et équipes de la presse internationale et faciliter les modalités de sortie temporaire de leurs équipements ;
– procurer les accréditations nécessaires à la presse locale et étrangère en collaboration avec les directions de la presse présidentielle et de la Communication ;
– engager un programme de sensibilisation sur la nécessité de l’Intégration économique régionale et sur les objectifs du COMESA et ce en direction du milieu scolaire et universitaire ;
– organiser les points de presse, les interviews et les plateaux TV et en faire une large diffusion nationale et internationale ;
– installer des équipes de jeunes guides pour faciliter l’orientation des délégués et répondre à leurs interrogations dans les hôtels et les centres de réunions et de conférences ;
– rédiger les PV et les transmettre au Comité Technique de coordination ;
– accomplir toute autre tâche qui lui sera assignée.

TITRE III
LA COMPOSITION DES ORGANES

A. COMITE AD HOC :
President : M. Abdi Achkir Présidence

Coordonnateur : M. Ali Ahmed Ali MCI

* M. Ibrahim Hamadou Hassan Primature
* M. Omar Wahib MET
* M. Abdou-Razak Ahmed Idriss MCI
* Mme Roda Daher Nour MCI
* M. Ibrahim Mohamed Elmi Ministère de l’agriculture
* M. Idriss Elmi MCCPT
* M. Nasro Daoud Bourhan MET
* Mlle Kaltoum Said MCI

B. SOUS COMITES

1. Sous-comité Accueil, Réservation, Hébergement et Protocole
President : M. Mohamed Youssouf Charmaké MET
Coordonnateur : M. Mohamed Ibrahim Mohamed MCI
* M. Djama Elmi Darar Protocole
* M. Abdourahman Youssouf MCI
* M. Abdallah Daher MCI
* Mlle. Roda Ahmed Doualeh ONTD
* Commandant Houssein Ismael Karieh PAF
* Cpt Djama Omar Robleh GTA
* M. Mohamed Ali Ismael MAECI

2. Sous-comité Transport, Logistique et Santé
Président : M. Hassan Ali Bileh MET
Coordonnateur : Mlle Fatouma Ismael Aouled MET
* Dr. Ali Youssouf Santé
* M. Hassan Ibrahim Houssein Membre du MET
* Mlle Kadra Hassan Houssein MET
* M. Ahmed Omar Djama MET
* M. Houssein Abdi Abdillahi MET
* M. Abdillahi Omar Farah Ministère Agriculture

3. Sous-comité des Finances :
Président : M. Said Ismaël Directeur des Finances
Coordonnateur : M. Souleiman Arreyteh MET
* M. Moustapha Hassan Adene MET
* Mme Fatouma Awaleh Osman MET
* M. Kabir Abdallah Youssouf Finances

4. Sous-comité Réunions et Conférences :
Président : M. Aden Ahmed Doualeh MET
Coordonnateur : M. Farah Ali Ainan MERN
* M. Ibrahim Abdillahi Kaourah MET
* Mlle Souad Houssein Conseillère à la Présidence
* Mme Souraya Hassan Houssein Université de Djibouti
* M. Aden Robleh Rayaleh MET
* M. Mahamoud Robleh CDE
* M. Souleiman Mounin FER
* M. Mohamed Ali Hassan MET
* M. Moussa Robleh Assistant Directeur de la Douane
* M. Ali Daoud Abdou MCI
* M. Houssein Ahmed Hersi MCCPT
* M. Abdourahman Mohamed Hassan Djibouti Telecom
* M. Mohamed Aden Cheikh APFZD
* M. Fayçal Khaireh Chirdon MCCPT

5. Sous-comité Sécurité
Président : Colonel Zein Ahmed Cabinet Militaire de la Présidence
Coordonnateur : Ahmed Mahamoud Mohamed MET

6. Sous comité Communication
Président : M. Khaled Awad Haidar MCCPT
Coordinateur : M. Kassim Haroun Djibouti Télécom
* Adil Ahmed Youssouf La Nation
* Abdillahi Guedi Agence Djiboutienne
d’information
* Mohamed Mosseid Yahya RTD
* Abdoulkader Ahmed Idriss RTD
* Abdi Farah Chideh MERN
* Mina Houssein Doualeh MET

Le Responsable de la Sécurité est assisté par des Officiers de la Force Nationale de Police, de la Gendarmerie et d’un groupe de fonctionnaire.

TITRE IV
AUTRES DISPOSITIONS

Article 9 : Compte tenu de l’importance de l’organisation de cette troisième réunion des Ministres des Infrastructures des pays de COMESA, les membres du Comité national d’organisation et de leurs assistants devront être disponibles et accorder toute la priorité à cette réunion.

Article 10 : Le Président et le Vice Président du comité sont autorisés à réquisitionner tout agent de l’Etat ou des Etablissements Publics susceptibles d’apporter un concours à la préparation de la réunion. Ils peuvent également réquisitionner tout matériel (véhicules, photocopieuses, machines à écrire, ordinateurs…) appartenant à l’Etat ou aux Etablissement Publics.

Article 11 : À compter du 1er octobre et jusqu’à la tenue de la réunion des Ministres des infrastructures des pays du COMESA, tous les membres du comité National d’organisation et leurs assistants ne devront ni partir en mission, ni en congé administratif à l’étranger.
Les travaux de préparation et les dispositions nécessaires au déroulement de la réunion doivent prendre fin au plus tard le 15 octobre 2009.

Article 12 : Le présent décret sera enregistré, communiqué et exécuté partout où besoin sera. Il sera publié également dans le journal Officiel de la République selon les procédures d’urgences.