Article premier : Le présent arrêté a pour objet de définir les conditions de fonctionnement des représentations consulaires du registre du commerce de Djibouti. Ces représentations sont destinées à l’immatriculation des seules sociétés régies par l’ordonnance susvisée, à l’exclusion de toutes autres personnes, physiques ou morales.

Art. 2 : Chaque représentation est placée sous l’autorité du consul territorialement compétent, qui peut déléguer tout ou partie de ses pouvoirs à un ou plusieurs préposés de son choix, dont il définit les fonctions et le titre.

Art. 3 : L’autorité consulaire détermine les jours et heures d’ouverture des bureaux de la représentation.

Art. 4 : La représentation doit tenir :

1. un registre d’arrivée mentionnant, dans l’ordre chronologique, le numéro et la date de chaque opération, la dénomination de la société concernée, et la nature de l’opération, telle que sommairement décrite dans la demande d’inscription;
2. La collection des dossiers individuels des sociétés immatriculées ;
3. Le fichier alphabétique des sociétés immatriculées ;
4. Le fichier des numéros d’immatriculation attribués par la représentation.

Art. 5 : Le registre d’arrivée, côté, est paraphé par le consul sous l’autorité duquel est placée la représentation.

Art. 6 : Chaque dossier individuel comprend :

1. un tableau, conforme au modèle ci-annexé, dont une copie, datée, et revêtue du sceau du service est délivré à toute personne qui en fait la demande;
2. les actes, pièces et documents destinés à être communiqués au public ;
3. les actes, pièces et documents déposés, auxquels le public n’a pas accès.

Art. 7 : Les sociétés doivent veiller à ce que toutes les indications figurant sur le tableau soient constamment en conformité avec la situation réelle de la société, la mise à jour nécessaire devant s’effectuer dans le mois de l’événement qui a rendu une mention inexacte.

Art. 8 : Toute opération requise de la représentation (immatriculation d’une société, dépôt de pièces, inscription modificative sur le tableau, paiement d’une taxe, radiation, etc.) donne lieu à présentation d’une demande écrite, en langue française, datée et signée, énonçant sommairement la nature de l’opération, et émanant soit d’un organisme juridique conventionné, soit d’un commissaire aux comptes agréé, soit du consul.

Art. 9 : Sont communiqués au public, qui peut en prendre copie :

1 les statuts à jour de la société;
2 si la société l’autorise expressément, les comptes et les bilans des trois derniers exercices de celle-ci;
3 les jugements et sentences mentionnés par l’article 72 de l’ordonnance susvisée; et ce à l’exclusion de tous autres documents.

Art. 10 : Toute demande d’immatriculation d’une société, d’inscription modificative sur le tableau, ou de radiation, doit comporter tous les renseignements nécessaires pour permettre de servir les rubriques du tableau et être appuyée des documents justificatifs correspondants, lesquels demeurent déposés sous le dossier de la société

Art. 11 : Les sociétés qui requièrent leur immatriculation doivent déposer à l’appui de la demande :

1 une expédition du pacte social, s’il est constaté par acte authentique, ou un exemplaire original, s’il est établi par acte sous seing privé ;
2 un exemplaire original ou une copie des statuts, certifiée conforme par un représentant légal de la société, ou par l’organisme juridique conventionné auteur de la demande de dépôt;
3 le cas échéant, le certificat de dépôt des fonds provenant de la libération des actions de numéraire et / ou le rapport d’évaluation des apports en nature;
4 le cas échéant, un exemplaire original ou une copie, certifiée conforme par un représentant légal de la société, de l’acte de nomination des personnes membres des organes d’administration et de contrôle de la société;
5 la justification du fait que le siège social est effectivement établi dans le périmètre de la zone franche de Djibouti;
6 la déclaration prévue par l’article 71, in fine, de l’ordonnance susvisée;
7 et la taxe exigible;

Art. 12 : Dès que le dossier de la requérante est en état, l’agent consulaire inscrit la demande sur le registre d’arrivée et attribue à la société un numéro d’immatriculation, qui se compose:
 -de l’indicatif de la localité où est établie la représentation ;
– des deux derniers chiffres du millésime de l’année de l’immatriculation ;
– et du numéro propre de la société.
L’immatriculation a un caractère personnel. Aucune société ne peut être immatriculée sous plusieurs numéros.

Art. 13 : Le Consul responsable d’une représentation peut, si des circonstances particulières justifient une exception, refuser une immatriculation, comme toute autre inscription ou dépôt, même si la demande est régulière en la forme.

Art. 14 : Une société peut demander le transfert de son dossier d’une représentation à une autre.
Dans ce cas, la société est radiée des registres de la première représentation, le cadre « dissolution ou transfert » du tableau étant annoté de la mention « transfert à…(nom de la localité où est établie la seconde représentation) » et de la date ; elle est  réimmatriculée  par les soins de la nouvelle représentation, le cadre « immatriculation » du tableau étant annoté de la mention « transfert de … (nom de la localité où était établie la première représentation) et de la date.

Art. 15 : Le dossier de chaque société doit, en permanence, comprendre un document contenant la preuve du fait que le siège social est régulièrement fixé dans le périmètre de la zone franche de Djibouti.

A défaut, le Consul compétent pourra faire usage du droit de dissolution d’office prévu par l’article 55 de l’ordonnance susvisée.

Art. 16 : Lorsque des actionnaires ont libéré leurs actions, entièrement ou partiellement, par compensation avec des créances liquides et exigibles sur la société, la déclaration prévue par l’article 27 de l’ordonnance susvisée doit être appuyée d’une attestation d’un commissaire aux comptes agréé, certi­fiant l’existences et le caractère de ces créances.

Art. 17. – Lorsqu’un actionnaire fait un apport en nature compris dans le capital social, cet apport doit être désigné dans les statuts jusqu’à la reprise de l’apport ou pendant toute la durée de la société.

Art. 18 : Si la situation d’une société subit , ultérieurement des modifications qui exigent la rectification ou le complément des énonciations figurant au tableau, l’intéressée doit faire une demande de mention rectificative ou complémentaire.
En cas de modification des statuts, un exemplaire certifié conforme des statuts mis à jour doit être déposé sous le dossier de la société dans le mois de la modification.

Art. 19 : Toute demande d’inscription modificative ou de dépôt doit être accompagnée du paiement de la taxe exigible. Le paiement d’une taxe donne lieu à la délivrance d’un reçu.

Art. 20 : Les pièces relatives à une inscription ou à un dépôt sans inscription portent le numéro d’ordre et la date mentionnés sur le registre d’arrivée.

Art. 21 : Toute société immatriculée est tenue d’indiquer son numéro d’immatriculation en caractères lisibles sur ses factures, notes de commande, tarifs et documents publicitaires, ainsi que sur toutes correspondances et récépissés.

Art. 22 : La dissolution d’une société est assimilée à une modification.

Art. 23 : La radiation doit être demandée par le liquidateur dans le délai d’un mois à compter de la clôture de la liquidation, sous réserve de l’application des dispositions de l’article 74 de l’ordonnance susvisée.

Art. 24 : Le présent arrêté sera enregistré et publié au Journal Officiel et exécuté partout où besoin sera.