Le Ministre des Colonies, à Messieurs les Gouverneurs Généraux de l’Indo-Chine, de l’Afrique Occidentale française, de Madagascar, de l’Afrique Equatoriale Française, les Gouverneurs des Colonies, et l’Administrateur de Saint-Pierre et Miquelon.

J’ai été amené à constater que les notices de propositions pour distinctions honorifiques que vous m’adressez semestriellement, ne contiennent pas, la plupart du temps, tous les renseignements qui sont nécessaires pour permettre une comparaison rigoureusement exacte des mérites respectifs des candidats.

C’est ainsi que pour la Légion d’Honneur, les diverses situations occupées par l’intéressé n’y sont pas toujours mentionnées d’une façon complète; de même ne sont pas suffisamment  exposées, en général, les raisons qui peuvent justifier une proposition, à titre exceptionnel, pour les candidats ne réunissant pas le temps minimum de 20 années de services, exigé par la Grande Chancellerie de la Légion d’Honneur conformément aux règlements en vigueur.

Pour les décorations coloniales la durée des services n’est, Souvent pas exactement décomptée.

Pour remédier à cet état de choses, j’ai l’honneur de vous prier de faire établir, dorénavant, avec le plus grand soin, vos propositions pour la Légion d’Honneur, et pour les décorations coloniales sur des imprimés du modèle ci-annexé, les formules actuellement en usage pour les palmes académiques et le mérite agricole devant, seules, continuer à être employées.

En ce qui concerne les Ordres coloniaux, j’appelle d’une façon toute spéciale votre attention sur la nécessité qui s’attache à ce que les propositions formulées en faveur de personnes autres que les fonctionnaires ou les militaires soient toujours accompagnées d’un extrait de l’acte de naissance et du casier judiciaire du candidat, celte dernière pièce ayant moins de 6 mois de date, Ces documents étant en effet, indispensables pour le conseil de l’Ordre, les propositions que vous m’adresseriez sans en être accompagnées ne seraient plus, à l’avenir, examinées en vue de leur transmission éventuelle, à la Grande Chancellerie de la Légion d’Honneur.

Je vous signale, en outre, que les propositions pour toutes les distinctions, quelles qu’elles soient, devront faire l’objet d’un état récapitulatif dressé non pas par ordre alphabétique comme certaines Colonies ont l’habitude de le faire, mais par ordre de préférence pour chaque distinction et que des notices individuelles complètes et en double expédition, doivent toujours être établies au nom de chaque candidat, même s’il s’agit d’un renouvellement de proposition. Toutefois, pour les décorations coloniales les numéros de préférence doivent porter non sur chaque Ordre, mais sur l’ensemble des cinq Ordres coloniaux.

Je vous prie enfin, de m’adresser votre travail semestriel de façon qu’il me parvienne au plus tard le 1er décembre pour les promotions du 1er janvier et le 15 juin pour celles du 14 juillet. 

Vous voudrez bien tenir la main à la stricte exécution de ces diverses prescriptions et m’accuser réception de la présente  circulaire.