Article 1 : Il est créé. par cet Arrêté, un Comité d’Organisation du Sommet “2015, East Africa Environmental Risks& Opportunities”qui se déroulera à Djibouti du 2 au 4 mai 2015.

Article 2 : Ce Comité sera chargé de l’organisation du Sommet “2015, East Africa Environmental Risks & Opportunities” et travaillera en étroite collaboration avec les partenaires de l’événement qui sont “Yale University et Perim Associates”.

Article 3 : Ce Comité d’Organisation du Sommet est dirigé par un Président de Comité, désigné par le Ministre de l’Enseignement Supérieur et de Recherche.
Le Président du Comité a pour mission de coordonner et de contrôler les différents sous-comités de travail. Il veille également au bon déroulement de cet évènement.

Article 4 : Le comité d’organisation est composé comme suit :
– Sous-Comité de Coordination Générale ;
– Sous-Comité de Communication & Marketing ;
– Sous-Comité Scientifique ;
– Sous-Comité de Gestion Financière & Comptable.

Article 5 : Les attributions des sous-comités sont les suivantes :
Sous-Comité de Coordination Générale :
– Secrétariat administratif ;
– Coordination logistique interne et externe ;
– Relation avec les autres sous-comités d’organisation ;
– Gestion et suivi de toute l’organisation (Etude des besoins, édition des badges et des cartes d’invitation et gestion de lieu du sommet, gestion des hôtesses d’accueil et promotion professionnelle).
Sous-Comité de Communication & Marketing :
– Création et impression des supports physiques du congrès (préprogrammes, agenda de la conférence et affiches) ;
– Création, maintenance et alimentation du site de la conférence ;
– Création et impression des supports numériques des documents de la conférence ;
– Assistance aux participants (démarche de visa, accueil des conférenciers et transport à l’hôtel) ;
– Envoie des informations relatives au sommet (SMS, E-mails, Twitter, Facebook etc…).
Sous-comité Scientifique :
– La gestion des résumés et la collecte des articles de la conférence ;
– Assure les relations avec les conférenciers, les modérateurs et les présidents de séance désignés (la gestion du programme de la conférence et Agenda etc…) ;
– Recueil et la gestion des présentations Powerpoint en collaboration avec les techniciens de la salle de pré-projection ;
– La rédaction et le recueil des résultats de la conférence.
Sous-comité de Gestion Financière & Comptable :
– Elaboration du budget prévisionnel du sommet ;
– Gestion financière et comptable des activités ;
– Gestion de la trésorerie bancaire ;
– Exécution budgétaire ;
– Présentation des états financiers à la fin de ce sommet assortis des pièces justificatives qui seront remis à chaque donateur des fonds en fonction de leur contribution.

Article 6 : Les membres du comité d’organisation de ce sommet seront désignés par le Ministre de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche par une note de service du MENSUR.

Article 7 : Compte tenu de l’importance que revêt l’événement, les membres du Comité seront réquisitionnés au MENSUR pour veiller à la bonne organisation de ce sommet.

Article 8 : Les ressources de fonctionnement de ce sommet seront constituées, d’une part de la contribution de l’Etat et, d’autre part des établissements privés qui seront désignés par le MENSUR pour sponsoriser cet évènement.

Article 9 : Les recettes relatives à l’organisation de ce sommet, seront versées sur un compte bancaire spécialement dédié à ce sommet et, seront gérées par le président du Comité (Ordonnateur des dépenses et recettes des ressources) et le responsable du sous-comité gestion financière et comptable.

Article 10 : A compter du premier avril 2015 et jusqu’à sa tenue, tous les membres du Comité d’Organisation du Sommet ne devront ni partir en mission ni en congé administratif à l’étranger.

Article 11 : Les Ministres sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l’application du présent arrêté.

Article 12 : Le présent arrêté sera enregistré, communiqué et publié.