Titre I : Dispositions Générales

Article 1er : Le présent Décret a pour objet de fixer les modalités d’organisation et de fonctionnement des Archives Nationales conformément aux dispositions de la loi n°132/AN/11/6ème L du 19 novembre 2011 relative aux archives.

Article 2 : Les Archives Nationales sont un Etablissement Public à caractère Administratif doté de la personnalité morale et de l’autonomie financière et administrative. Il est placé sous la tutelle de la Présidence de la République. Les Archives Nationales ont leur siège à Djibouti.

Titre II Des Missions

Article 3 : Au sens de l’article 8 de la loi n°132/AN/11/6ème L portant sur les Archives, les Archives Nationales conçoivent, animent, orientent, et évaluent l’action de l’Etat en matière d’archives publiques à des fins administratives, civiques, scientifiques et culturelles.
Plus particulièrement, les Archives Nationales collectent, trient, classent, inventorient, conservent et communiquent :
– les documents provenant des organes centraux de l’Etat ;
– les documents provenant des services, établissements et organismes publics ;
– tous autres documents qui leur sont attribués ou remis à titre onéreux ou gratuit, temporaire ou définitif.

Elles veillent également à la sauvegarde des archives privées présentant, du point de vue de l’histoire, un intérêt public.

Article 4 : Les Archives Nationales assurent aussi le contrôle des archives publiques.
A ce titre elles ont pour mission :
– le contrôle de la conservation des archives dans les locaux des services, établissements et organismes publics, y compris les offices publics ou ministériels, qui les ont produites ou reçues ;
– la conservation ou le contrôle de la conservation des archives dans les dépôts publics de préarchivage ;
– la conservation, le tri, le classement, l’inventaire et la communication des archives définitives après leur transfert aux Archives Nationales ;
– la conservation, le tri, le classement, l’inventaire et la communication des archives privées qui sont acquises par les services d’archives nationaux ou qui leur sont remises à titre de don, de legs, de cession, de dépôt révocable ou de dation.

Titre III De l’Organisation Générale
des Archives Nationales

Chapitre 1
Du conseil d’administration

Article 5 : Le Conseil supérieur des Archives définit la politique archivistique nationale et en constitue le conseil d’administration des Archives Nationales conformément aux dispositions susvisées.

Article 6 : Le Conseil supérieur des Archives est composé comme suit :
1. le Secrétaire général de la Présidence ;
2. le Directeur de Cabinet de la Primature ;
3. un représentant du Ministère de l’Economie ;
4. un représentant du Ministère des Affaires étrangères ;
5. un représentant du Ministère de l’Intérieur ;
6. un représentant du Ministère de l’Enseignement supérieur ;
7. un représentant du Ministère de l’Education nationale ;
8. un représentant du Ministère de la Culture ;
9. le Secrétaire général de l’Assemblée nationale.

L’agent comptable des Archives Nationales assiste aux sessions plénières ordinaires et extraordinaires du conseil supérieur des Archives.

Le président du Conseil peut faire appel à toute personne dont la contribution est jugée utile pour les travaux du Conseil supérieur des Archives.

Article 7 : Le Conseil supérieur des Archives doit se réunir au moins trois fois par année :
– en début d’exercice pour approuver les comptes de l’exercice précédent (au plus tard le 31 mars) ;
– en milieu d’exercice pour examiner la situation de l’établissement public et, le cas échéant, préparer un budget modifié ;
– en fin d’exercice pour approuver le budget de l’exercice suivant (au plus tard le 30 novembre) qui sera transmis au Conseil des Ministres pour adoption.
Le Conseil supérieur des archives est chargé de définir la politique des archives, il est également consulté sur les programmes de publication et de recherche, sur les questions liées au développement des nouvelles technologies dans les services d’archives, ainsi que sur le classement des archives privées en tant qu’archives historiques. Il se prononce sur toute question qui lui est soumise par le directeur général des Archives Nationales. Il examine le rapport d’activité des Archives Nationales.

Article 8 : Le conseil supérieur est convoqué en session plénière ordinaire par son président sept jours avant la tenue de la session.

Il peut également être réuni en session plénière extraordinaire à la demande d’un tiers de ses membres. En ce cas, une demande écrite et motivée doit être formulée et transmise au Président du Conseil supérieur des Archives qui dispose de quinze jours pour convoquer cette session.
Dans tous les cas :
– la convocation précise la date, l’heure et le lieu ainsi que l’ordre du jour de la session ;
– le conseil d’administration se réunit valablement si le quorum de la majorité simple de ses membres, présents ou représentés, est atteint.
Un membre du conseil peut se faire représenter par un autre membre sous forme d’un mandat écrit à remettre par le mandataire au président du conseil supérieur des Archives en début de session.

Aucun membre ne peut détenir plus d’un mandat.
En cas de défaut du quorum requis, la session est renvoyée à sept jours. La nouvelle session se tient alors sans obligation de quorum.

Article 9 : Le Directeur général des Archives Nationales assure le secrétariat du Conseil, il est chargé notamment de la préparation de l’ordre du jour du Conseil, de l’élaboration des procès-verbaux des réunions et du suivi de l’application des recommandations du Conseil.

Article 10 : Le Conseil supérieur des archives peut créer en son sein des commissions spécialisées pour suivre toute question entrant dans le champ de ses compétences. Les responsables concernés des Archives Nationales.

Chapitre 2
Le Directeur général

Article 11 : Les Archives Nationales sont dirigées et représentées par un directeur général nommé par décret pris en Conseil des ministres, sur proposition de la Présidence de la République. Il est choisi parmi les fonctionnaires et agents de l’Administration ayant plus de 10 ans d’expérience.
En outre, il doit justifier d’une expérience dans le domaine des archives.

Article 12 : Le Directeur Général des Archives Nationales exerce les attributions suivantes :
– élaborer les programmes d’activité des Archives Nationales et veiller à leur exécution en coordonnant l’action des différentes structures de l’établissement ;
– préparer, mettre en œuvre et suivre les travaux du Conseil supérieur des Archives ;
– contrôler la préparation du budget des Archives Nationales et veiller à son exécution ;
– conclure les contrats, conventions ou marchés pour le compte des Archives Nationales et représenter l’établissement dans tous les actes civils, administratifs et judiciaires.

Chapitre 3
De l’Organisation Interne

Article 13 : Dans le cadre de l’exercice de ses fonctions, le Directeur Général des Archives Nationales est assisté par une administration composée de trois directions dirigées chacune par un Directeur :
Il s’agit de la :
– direction administrative et juridique ;
– direction scientifique et d’appui ;
– direction technique.

Article 14 : Chacune des directions peut se subdiviser en deux ou plusieurs services. Chaque service est sous la responsabilité d’un Chef de Service. Et chaque service est assisté d’un ou plusieurs bureaux.

Article 15 : La nomination aux emplois fonctionnels prévus par le présent décret est soumise aux conditions requises par la réglementation en vigueur. En outre, et compte tenu de la spécificité des tâches inhérentes au domaine des archives, les candidats aux emplois fonctionnels de directeur général des Archives Nationales, de directeur, et de chef de service des services spécifiques des Archives Nationales, doivent justifier d’une expérience dans le domaine des archives et de l’utilisation des archives.

Section 1- La Direction administrative et juridique

Article 16 : La direction administrative et juridique des Archives Nationales est chargée, sous l’autorité du directeur général, de la gestion des services communs de l’établissement.

Article 17 : La direction administrative et juridique est notamment chargée de :
– gérer les ressources humaines relevant des Archives Nationales y compris les actions de formation et les actions socioculturelles ;
– préparer et présenter les projets du budget de fonctionnement et du budget d’investissement de l’établissement ;
– entreprendre les opérations d’ordonnancement ;
– accomplir les tâches relatives aux régies de recettes et d’avances ;
– assurer l’entretien des bâtiments et du patrimoine des Archives Nationales ;
– élabore, en concertation avec les services des Archives Nationales, les textes législatifs et réglementaires intéressant les archives, assure la fonction de conseil juridique de la direction et des services d’archives, suit les contentieux des Archives Nationales.

Article 18 : La direction administrative et juridique est composée de deux services qui sont :
– le service de la gestion des ressources humaines ;
– le service juridique, des affaires financières et des équipements.

Section 2- La Direction Scientifique et d’Appui

Article 19 : La direction scientifique et d’appui, sous l’autorité du directeur général, comprend :
– le service du réseau institutionnel, de la politique archivistique et de la coordination entre les départements ministériels ;
– le service de la normalisation, de l’informatisation et des affaires générales et de la documentation ;
– le service régional.

Article 20 : Le service du réseau institutionnel, de la politique archivistique et de la coordination entre les départements ministériels :
– anime le réseau des services d’archives publics ou privés et suit toutes les questions d’organisation des services d’archives nationaux, régionaux et locaux ;
– définit et conduit, en liaison avec les directions d’administration centrale concernées et les directions régionales, la politique de déconcentration et d’aménagement du territoire en matière d’archives et suit la mise en œuvre des programmes de coopération avec les collectivités territoriales ;
– collecte les informations statistiques auprès du réseau des services d’archives publics, prépare le rapport d’activité au Conseil supérieur des Archives et élabore des éléments d’analyse prospective ;
– assure, en liaison avec le Directeur administratif et juridique, les services déconcentrés et les collectivités territoriales, le suivi des personnels affectés ou mis à disposition dans les services publics d’archives ;
– a en charge, en liaison avec le Directeur administratif et juridique, la formation des personnels, organise les formations internationales des Archives Nationales et assure le suivi des enseignements et qualifications archivistiques ainsi que celui de l’évolution des métiers ;
– est chargé, en liaison avec le Directeur administratif et juridique, de la préparation et de l’exécution du budget des Archives Nationales et du suivi des moyens matériels nécessaires à son fonctionnement ;
– coordonne la politique de communicabilité des archives, suit les dossiers de demandes de dérogation à la loi sur les archives et assure, en liaison avec le Directeur administratif et juridique, les relations avec toute commission nationale d’accès aux documents administratifs ;
– définit, en concertation avec les départements ministériels concernés et la communauté scientifique, les règles et normes de gestion, d’évaluation, de sélection et de collecte des archives publiques, quels que soient leur âge, leur support et leur lieu de conservation ;
– définit et coordonne, en concertation avec les autres institutions patrimoniales, la politique de collecte des archives privées, notamment en matière d’acquisition, et met en œuvre les mesures prévues par la loi pour leur sauvegarde ;
– aide les administrations et les organismes publics à élaborer des programmes de gestion de leurs documents et faire approuver les calendriers de conservation relatifs à ces documents.

Article 21 : Le service de la normalisation, de l’informatisation et des affaires générales et de la documentation :
– définit les normes professionnelles en matière :
* de traitement des archives, notamment le classement, la description, la rédaction des instruments de recherche ;
* de conservation, notamment la conservation préventive, la restauration, le transfert sur des supports de substitution, la sauvegarde et l’accessibilité des archives électroniques ;
– suit et valide la mise en œuvre de ces normes ;
– assure la veille technologique dans ces domaines, en concertation avec les organismes spécialisés ;
– suit les projets d’aménagement et de construction de bâtiments d’archives, accorde le visa technique des Archives Nationales sur ces projets et conseille les services d’archives en la matière ;
– coordonne la politique de recherche des Archives Nationales ;
– assure le suivi des affaires réservées ;
– gère le centre de documentation des Archives Nationales et assure l’archivage des documents qu’elles produisent ;
– assure, en liaison avec les services concernés, la logistique informatique de l’ensemble des services des Archives Nationales;
– assure une fonction de conseil et de veille en matière d’informatisation des services d’archives ;
– assure le secrétariat du Conseil supérieur des archives.

Article 22 : Le service régional de la Direction Scientifique et d’Appui des Archives Nationales exerce les attributions prévues par la loi relative aux archives susmentionnée, et ce, pour les documents des administrations et organismes produits aux niveaux régional et local.
Le service régional dispose dans chaque région d’un bureau.

Section 3- La Direction Technique

Article 23 : La direction technique, sous l’autorité du directeur général, comprend :
– le service de réception et de traitement des documents ;
– le service de la conservation, de restauration, de reproduction des documents et des publics.

Article 24 : Le service de réception et de traitement des documents :
– collecte les archives publiques définitives et collabore avec les administrations et les organismes publics pour leur versement aux Archives Nationales ;
– entreprend les opérations de tri et d’élimination des archives publiques ;
– acquiert et gère les archives privées ;
– réalise le traitement matériel et intellectuel des archives rassemblées par l’établissement et produit les instruments de recherche.

Article 25 : Le service de la conservation, de restauration, de reproduction des documents et des publics :
– assure les conditions adéquates pour la conservation des documents aux Archives Nationales et entreprend les opérations de préservation des fonds de documents conservés par l’établissement ;
– gère l’atelier de restauration et de reliure des documents ;
– gère l’atelier de microfilmage des documents ;
– réalise les opérations de reproduction des documents ;
– définit et coordonne la politique en faveur des publics des Archives Nationales ;
– définit la politique de diffusion scientifique, de publication d’instruments de recherche et de réalisation de bases de données et a la responsabilité de la coordination ou de la réalisation de guides ou bases de données d’intérêt national ;
– définit et coordonne la politique d’action culturelle et éducative appliquée aux archives et suit, en liaison avec les directions compétentes, les actions menées dans ce domaine ;
– assure la communication interne et externe des Archives Nationales.

Titre IV De l’Organisation Comptable,
Financière et Budgétaire

Chapitre I
De l’Agence Comptable

Article 26 : L’établissement est doté d’un agent comptable nommé dans les conditions prévues à l’article 15 du décret n°2001-0012/PR/MEFPCP du 15 janvier 2001 portant règlement général sur la comptabilité publique.
L’agent comptable est soumis aux dispositions générales et particulières prévues dans ce même décret.

Chapitre II :
Du budget

Article 27 : Les Archives Nationales dispose d’un budget autonome dont la gestion est soumise aux règles de la comptabilité publique selon un plan comptable qui sera défini par arrêté.
L’exercice comptable commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre

Article 28 : Les Archives Nationales peuvent ouvrir auprès des banques privées de la place des comptes sur lesquels seront versées les recettes et prélevées les dépenses.

Article 29 : Le budget des Archives Nationales est constitué :
a) en recettes
– les subventions versées pour les dépenses ordinaires par l’Etat, les collectivités locales ou les autres organismes publics ;
– les autres ressources à caractère annuel et permanent ;
– les dons et legs faits au profit des Archives Nationales pour les dépenses ordinaires ;
– les subventions versées pour les dépenses extraordinaires par l’Etat, les collectivités locales ou les autres organismes publics ;
– les fonds de concours versés par les collectivités locales, les établissements publics, d’autres institutions ou de particuliers en vue de participer au financement de l’activité générale des Archives Nationales.
b) en dépenses
– des charges de fonctionnement ;
– des charges salariales et les rémunérations diverses ;
– des dépenses d’investissement.

Article 30 : Le directeur général des Archives Nationales est l’ordonnateur du budget.

Article 31 : Les comptes des Archives Nationales pour chaque exercice sont soumis au contrôle d’un commissaire aux comptes agréé par les services compétents du Ministère en charge des Finances.

Article 32 : L’approbation explicite d’un acte du conseil d’administration des Archives Nationales le rend exécutoire.

Article 33 : En dehors des actes du conseil d’administration, le Directeur Général des Archives Nationales est tenu d’informer régulièrement le Secrétariat Général de la Présidence de la République sur le fonctionnement de l’institution en lui adressant un rapport d’activités trimestriel.

Titre V Dispositions finales

Article 34 : Sont abrogées toutes les dispositions antérieures contraires au présent décret.

Article 35 : Les Ministres et notamment le Ministre des finances et le Secrétariat général de la Présidence son t chargés, chacun en ce qui le concerne, de l’exécution du présent décret qui sera publié au Journal officiel.