Le Ministre des colonies à Messieurs les Gouverneurs généraux et Gouverneurs des colonies.

Il arrive fréquemment que les mentions d’état civil émanant des colonies et destinées à être transcrites en marge des registres d’actes sont adressées à mes services en triple expédition, alors même parfois qu’un exemplaires a été envoyé directement à la circonscription d’état-civil ou a été dressé l’acte primitif.

Aucune annotation relative à l’exécution de cette dernière formalité ne figurant sur les expéditions reçues par le département, celui-ci en adresse à son tour un exemplaire à la commune intéressée.

Ce mode de procédé peut donner lieu à des doubles emplois ou des confusions et à des pertes de temps qu’il convient d’éviter.

Pour supprimer à l’avenir cette source de difficultés, j’ai l’honneur de vous prier de vouloir bien inviter les services intéressés à se conformer aux prescriptions contenues, dans la circulaire du 27 novembre 1897 qui règle ainsi qu’il suit, la transcription des mentions d’état-civil émanant des colonies.

2° Lorsqu’il aura été dressé dans la colonie, un acte donnant lieu à mention à inscrire, soit dans la colonie, soit en France ou dans d’autres colonies, l’officier d’état-civil devra dans les trois jours qui suivent la date de l’acte adresser en triple expédition, la formule de la mention au Parquet qui la fera parvenir à destination, la première étant destinée à la circonscription d’état-civil où l’acte primitif a été dressé la seconde au greffe et la troisième au dépôt des papiers publics à Paris. Lorsque la mention aura été faite dans la commune même où l’acte nouveau aura été dressé deux expéditions suffisent.

Les parquets ne doivent done, en principe, adresser an département que l’expédition destinée au dépôt des papiers publies. Toutefois les Parquets peuvent éprouver des difficultés à faire parvenir directement à la commune intéressée la mention qui lui est destinée, Dans ce cas, ils pourraient avoir recours à l’intermédiaire des service du Ministre, ils devraient alors joindre la première des formules en triple ex-édition, dont l’établissement est prescrit par la circulaire du 27 novembre 1897 susvisée, au troisième exemplaire destiné au dépôt des papiers publies des colonies.

Dans tous les cas je vous prie de bien vouloir inviter les parquets à faire porter sur l’expédition destinée au dépôt des papiers public s’une annotation indiquant que le nécessaire a été ou n’a pas été fait auprès de la commune intéressée.

Vous voudrez bien m’accuser réception de la présente circulaire à l’exécution de laquelle je vous prie de vouloir bien veiller.